ž  SISDM Adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik dan menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang SDM, aktivitas SDM dan karakteristik unit organisasinya (Simamora, 2006).

ž  Sistem integrasi yang dirancang untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan SDM.

ž  Konsep untuk memfasilitasi pengambilan keputusan, disebut sistem penunjang keputusan (decision support sistem).

ž  Dirancang untuk menolong manajer memecahkan berbagai masalah dengan sebuah fitur “bagaimana seandainya” (What if).

Tujuan SISDM

  1. Meningkatkan efisiensi data tenaga kerja di mana kegiatan SDM dikumpulkan.
  2. Membantu proses perencanaan strategis SDM dengan tetap berpegang pada visi dan misi organisasi.

Teknologi dan MSDM

ž  MSDM seharusnya mengikuti perkembangan teknologi yang ada.

ž  Keadaan yang banyak terjadi: komputer hanya untuk pencatatan, penyusunan daftar gaji, laporan periodik,dll.

ž  Idealnya, dikembangkan teknologi yang terintegrasi berbasis database, yang meliputi arsip karyawan, referensi, prediksi, dan pengendalian SDM lainnya.

Keamanan dan Privasi SISDM

ž  Dalam upaya menjaga keamanan dan privasi catatan SISDM dapat dilakukan langkah-langkah:

›      Membatasi akses ke SISDM dengan mengendalikan akses ke komputer dan arsip data.

›      Memberikan akses ke bagian-bagian yang berbeda dari basis data dengan menggunakan sandi dan kode khusus.

›      Ijin akses informasi karyawan berdasar kepentingan tertentu.

›      Menyusun kebijakan dan pedoman yang mengatur utilisasi informasi karyawan dan mengumumkan pemberlakuannya.

›      Memungkinkan para karyawan memeriksa catatan pribadi setiap waktu sehingga mereka dapat memverifikasi dan koreksi.

Sumber dan Kebutuhan Informasi SISDM

—  Blangko/formulir lamaran kerja. Terdapat berbagai informasi pribadi yang diperlukan tentang jabatan/pekerjaan.

—  Evaluasi kinerja. Organisasi membutuhkan informasi yang valid tentang kinerja.

—  Maklumat/surat keputusan perubahan personalia.  Setiap perubahan susunan SDM selalu terekam.

—  Tindakan pendisiplinan. Dapat dijadikan pertimbangan tentang kepegawaian.

—  Daftar gaji. Sistem penggajian dapat dikaitkan dengan sistem lain sebagai bahan pertimbangan yang relevan.

Komponen  Dasar  SISDM

—  Fungsi masukan. Mencakup prosedur untuk pengumpulan data dan siapa yang mengumpulkan data, kapan dan bagaimana data diproses.

—  Fungsi pemeliharaan data. Fungsi ini dapat memperbarui dan menambahkan data baru ke dalam database.

—  Fungsi keluaran. Fungsi keluaran dapat mempermudah penyajian data sehingga mudah dimengerti dan dapat melakukan pemutakhiran data.

—  Terdiri atas masukan, transformasi, keluaran, pengendalian dan unsur umpan balik.

Pertimbangan Keperilakuan dalam Desain SISDM

¨  Teknologi harus memberi manfaat, khususnya pada SDM dan dampak perilaku dari sistem informasi tersebut.

¨  Kebutuhan karyawan akan keamanan, ekspresi diri, penghargaan diri, penerimaan sosial dan aktualisasi diri harus menjadi pertimbangan manajemen.

¨  SISDM sangat rasional dan logis dalam menyikapi ketajaman permasalahan dan solusinya, sehingga diperlukan peran, kreativitas dan pertimbangan manusia agar tidak menjadi gejolak di organisasi.

Manfaat SISDM

¨  Memeriksa kapabilitas karyawan saat ini guna mengisi kekosongan yang diproyeksikan dalam organisasi.

¨  Menggambarkan pekerjaan spesifik dalam organisasi. (putaran, kinerja, ketidakhadiran, dan masalah lain)

¨  Mempelajari komposisi kepegawaian (usia, suku, jenis kelamin).

¨  Mengantisipasi berbagai kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan agar penempatan karyawan sesuai kompetensinya.

¨  Perencanaan SDM & penilaian kebutuhan pelatihan.

¨  Laporan kompensasi.

¨  Riset SDM.

sumber : materi dosen MSDM II fakultas ekonomi Universitas PGRI Adibuana Surabaya 2011